Qué papeles de la Junta se quedan y cuáles van a la trituradora

Los archivos públicos de Andalucía han puesto orden en sus estanterías. La Junta ha aprobado las nuevas tablas de valoración que dictan qué documentos deben guardarse para la historia y cuáles, por el contrario, pueden acabar en la trituradora. No se trata de un capricho, sino de un ejercicio necesario para liberar metros cuadrados en los archivos centralizados.

La limpieza documental afecta a diecisiete series específicas, que van desde los expedientes de las universidades andaluzas hasta las subvenciones a industrias agroalimentarias. La regla general es la cautela: si un documento ha sido recurrido, forma parte de una actuación administrativa especial o sigue vinculado a relaciones jurídicas vigentes, no se toca. Los papeles se quedan.

Para el resto, la normativa establece plazos precisos. Las actas de órganos colegiados universitarios, por ejemplo, permiten borrar comunicaciones y listados nominales al año de su aprobación. Por su parte, los expedientes de gratificaciones y horas extra de la Administración podrán eliminarse a los cinco años de su año natural, dejando una muestra de dos expedientes por tipo de personal.

Las universidades tienen también vía libre para purgar sus procesos selectivos. Seis años después de la resolución rectoral, los aspirantes verán cómo sus solicitudes, reclamaciones y exámenes son candidatos a desaparecer. Eso sí, siempre se salvará un muestreo aleatorio para que los investigadores del futuro tengan algo que consultar.

El caso de las subvenciones a industrias agroalimentarias es el más paciente. La normativa fija un periodo de veinte años tras la resolución definitiva para proceder a su eliminación. La muestra elegida para la posteridad será de dos expedientes por provincia, línea de ayuda y convocatoria.

La norma ya es firme. Los documentos se quedan.