Ordenanza municipal del archivo: cómo organizar papeles en Los Molares
Los Molares aprueba la ordenanza definitiva que regula la gestión, protección y acceso a sus documentos. Te contamos qué cambia para las consultas y la custodia de archivos.
Los Molares estrena una nueva ordenanza que pone orden en los papeles del municipio. El Ayuntamiento ha aprobado de forma definitiva el reglamento que regula su sistema de archivos, estableciendo por fin unas normas claras para la gestión, conservación y acceso a la memoria documental de la localidad.
Datos clave
- En vigor
- 29 de julio de 2026
- Qué regula
- Sistema municipal de archivos
- Plazo préstamo
- 1 mes
- Horario consulta
- Mínimo 15 horas semanales
La normativa regula todo el ciclo de vida de los documentos, desde que nacen en las oficinas municipales hasta que, una vez tramitados, pasan a formar parte del archivo central. A partir de ahora, cada unidad administrativa deberá tener su propio archivo de oficina, con la responsabilidad de mantener los expedientes en buen estado hasta su transferencia definitiva.
El archivo central dependerá directamente de la Alcaldía. Su gestión técnica recaerá en un archivero de zona, un funcionario de la Diputación de Sevilla, mientras que el Ayuntamiento deberá asignar a al menos un empleado municipal para custodiar las instalaciones y gestionar las peticiones de consulta y reproducción de documentos.
El acceso a estos fondos es, por norma general, libre y gratuito para cualquier persona física o jurídica. Eso sí, existen limitaciones lógicas: se protegerá la intimidad y seguridad de las personas, y ciertos documentos con datos personales sensibles requerirán el consentimiento expreso de los interesados hasta que pasen 25 años desde su fallecimiento o 50 años desde la creación del documento.
Si necesitas consultar o retirar un documento, el proceso ahora queda tasado. Las peticiones se realizarán mediante formularios específicos, con un plazo de préstamo administrativo estándar de un mes, ampliable si la naturaleza del procedimiento lo requiere. Todo movimiento quedará registrado, y los documentos deberán devolverse en las mismas condiciones en las que fueron entregados.
El reglamento prohíbe dejar papeles sueltos, exigiendo el uso de cajas normalizadas para cualquier transferencia. Además, se establece que cualquier persona que desempeñe cargos políticos o administrativos está obligada a entregar los documentos generados en el ejercicio de sus funciones al cesar en el cargo, evitando así que los expedientes se dispersen.
La nueva norma entra en vigor este miércoles, tras su publicación en el boletín. Queda todo por archivar.
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